(१) आफ्नो कार्यालयमा कार्यरत कर्मचारीको वैयक्तिक विवरण दुरुस्त राख्ने जिम्मेवारी सम्बन्धित विभागीय प्रमुख वा कार्यालय प्रमुखको हुनेछ । आफ्नो व्यक्तिगत विवरण अद्यावधिक गर्ने गराउने दायित्व सम्बन्धित कर्मचारीको हुनेछ ।
(२) बढुवाको लागि सम्भाव्य उम्मेदवार भइसकेका कर्मचारीहरूले सरकारी काम, अध्ययन वा काजको सिलसिलामा विदेशमा रही वा दैवी विपत्ति वा काबुबाहिरको परिस्थिति परी दरखास्त फाराम पेश गर्न नसकेमा बढुवा सूचनाको म्यादभित्र सम्बन्धित विभागीय प्रमुख वा कार्यालय प्रमुखले त्यस्तो कर्मचारीको विवरण बढुवा सूचना प्रकाशन गर्ने कार्यालयमा पठाउनु पर्नेछ । यसरी पठाइएको विवरणलाई आधार मानी बढुवा समितिले बढुवाको कारबाही टुङ्गो लगाउनेछ ।
(३) कुनै उम्मेदवारले बढुवाको दरखास्त फाराम भर्दा झुठो विवरण पेश गरेको व्यहोरा प्रमाणित भएमा निजलाई विभागीय सजाय गरिनेछ ।